В структуре автоматизированной системы учета и управления предприятием выделяются функциональные и обеспечивающие подсистемы. Обеспечивающие подсистемы выполняют функции управления компьютерной системой, т.Е. Техникой и программным обеспечением, функциональные - функции управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятия: снабжение, подготовка производства, бухгалтерский учет, экономический анализ и т.Д.

На рис. 1 представлена структурная схема автоматизированной системы управления материальными запасами. Она состоит из функциональных подсистем: административного управления, бухгалтерского учета, управления складом (или оперативного управления) и управления производством.

Подсистемы могут иметь модульную структуру. При этом набор модулей для разных предприятий может быть различным. В модулях реализуются относительно законченные функции в составе подсистем.

Система в целом, любая подсистема или модуль могут рассматриваться как совокупность автоматизированных рабочих мест (арм), входящих в состав одной из функциональных подсистем. В рамках автоматизированной учетно-аналитической системы выделяются: арм директора, главного бухгалтера, менеджера по снабжению, кладовщика, начальника производственного цеха, начальника отдела подготовки производства и т.Д. Состав и количество автоматизированных рабочих мест определяются структурой, видом деятельности и размером предприятия.

Носителем информации в системе является документооборот. При полной автоматизации учета и управления предприятием внутренний документооборот является электронным и обычно дублируется бумажными носителями. Входящие и исходящие документы оформлены на бумаге и заполняются в соответствии с принятыми формами или на специальных бланках, например доверенность на получение материальных ценностей.

Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то можно говорить о реализации деятельности в рамках электронного офиса. В условиях широкого использования интернета появилась возможность создавать особую разновидность электронного офиса - виртуальный офис, когда все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в одном помещении.

Ядром компьютерной системы управления предприятием является одна из систем управления базами данных (субд), которая выполняет функции хранения и в случае использования серверной субд первичной обработки данных. Арм функциональных подсистем получают, обновляют и дополняют базу данных, используя локальную сеть или телефонную линию (модем). Схема возможной структуры компьютерной сети для учетно-аналитической системы материальных запасов приведена на рис. 2.

Программное обеспечение включает субд и комплекс программ для решения функциональных и обслуживающих задач. Программы, реализующие арм, обмениваются информацией с сервером базы данных с помощью специальных протоколов. В случае использования серверной субд обработка данных в основном осуществляется на сервере базы данных, а рабочие станции выполняют функции пользовательского интерфейса. Этот вариант реализации системы является весьма надежным, производительным и удобным, но более дорогим в плане стоимости программного обеспечения. При использовании локальной субд вся обработка массивов информации выполняется на рабочих станциях, что обусловливает повышенные требования к мощности компьютеров и сетевого оборудования.

Большие системы управления предприятием, например "галактика", ориентированы на использование серверных субд. В наиболее распространенной версии системы программ "1с:предприятие" используется для хранения информации локальная субд. Выбор того или иного варианта реализации системы зависит от потребностей и финансовых возможностей конкретного предприятия.

Подсистема управления складом предназначена для автоматизации таких функций, как управление снабжением, договорами, складом и материальными запасами, расчетами с поставщиками, автотранспортом.

Данная подсистема рассматривается как совокупность отдельных модулей, реализующих определенную функцию управления. Так, модуль "управление снабжением" при совместной работе с модулем "управление маркетингом" подсистемы административного управления позволяет в автоматизированной учетно-аналитической системе:

вести картотеку предложений потенциальных поставщиков, отслеживать поступающие от других подразделений заявки;

составлять план закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами;

регистрировать документы, на основании которых производится закупка (счета, договоры, гарантийные письма);

оформлять доверенности на получение материальных ценностей, а также все необходимые операционные документы (приходные накладные, акты приема выполненных работ);

распределять материальные запасы по складам;

контролировать состояние договоров и платежных документов.

Модуль "складской учет" обеспечивает:

формирование и контроль приходных и расходных складских ордеров, распределение материальных запасов между материально ответственными лицами;

перемещение материальных запасов между подразделениями организации, отпуск в производство;

учет и контроль отдельных партий, сроков их хранения и действия сертификатов;

динамический пересчет остатков материальных запасов;

контроль неликвидных активов, сверхнормативных затрат;

управление материальными запасами;

составление складских отчетов о наличии и движении материальных запасов.

Модуль "расчеты с поставщиками, управление договорами" предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением и исполнением договоров и контрактов, и ориентирован на менеджеров, осуществляющих контроль за их исполнением, взаиморасчетами с контрагентами с учетом финансовых и товарных сопроводительных документов.

Модуль "управление автотранспортом" используется для учета и анализа работы автотранспорта как на предприятиях, обеспечивающих перевозку грузов собственными средствами, так и на автотранспортных предприятиях, оказывающих услуги по перевозке грузов и пассажиров.

Подсистема управления складом тесно связана с подсистемой управления производством, которая предназначена для автоматизации планирования, подготовки и оперативного управления производственными процессами.

Модуль "техническая подготовка производства" используется в конструкторских отделах, службах технической документации, технологических, планово-экономических и планово-диспетчерских службах предприятий, модуль "технико-экономическое планирование" - в планово-экономической службе. Он является базовым в подсистеме управления производством совместно с модулем "учет фактических затрат на производство", предназначенным для применения специалистами производственного бюро (сектора) бухгалтерии предприятия, и позволяет автоматизировать расчет фактических затрат по итогам производственной деятельности предприятия за период. В этом состоит взаимосвязь подсистемы управления производством с подсистемой бухгалтерского учета.

Подсистема бухгалтерского учета предполагает четкое разделение функций между бухгалтерами и специалистами других подразделений. Она позволяет автоматически или полуавтоматически заполнять журнал хозяйственных операций и формировать проводки по счетам бухгалтерского учета. Основанием для ввода новых хозяйственных операций являются первичные документы, которые одновременно служат информационной базой для налогового учета.

Запись хозяйственных операций осуществляется в соответствии с принципом документирования, что дает возможность проверять их от первичного документа до баланса. Каждая хозяйственная операция может оформляться одной или несколькими проводками. Для автоматического формирования проводок в состав системы обычно входит справочник типовых хозяйственных операций с возможностью корректировки проводки вручную. Отдельные системы могут формировать проводки и отчетные документы с использованием нескольких планов счетов. Такая необходимость возникает обычно у предприятий, имеющих филиалы в разных странах, или у предприятий с иностранными инвестициями, которые должны составлять бухгалтерскую отчетность как по национальным правилам, так и в соответствии с мсфо. В состав поставки системы всегда входит типовой план счетов с набором счетов и субсчетов.

Использование современных компьютерных систем учета и управления предприятием способствует существенному повышению эффективности и снижению времени принятия управленческих решений, что в свою очередь приводит к увеличению прибыли. В настоящее время управление деятельностью больших предприятий и корпораций немыслимо без специализированных компьютерных систем, которых уже создано достаточно большое количество.

Для большей эффективности реализации учетно-аналитической системы на предприятии необходимо автоматизировать все ее составляющие.

Функционирование данной информационной системы основывается на входящих и исходящих потоках информации, которые выражаются как в электронном документообороте, так и в бездокументарной форме. На принципиальной схеме учета, анализа и аудита материальных запасов рассмотрены основные составляющие учетно-аналитической системы, их основные характеристики и взаимосвязи.

В настоящее время можно говорить о сформировавшемся едином учетном пространстве. Однако, по нашему мнению, необходимо создавать единое учетно-аналитическое информационное пространство, которое способствует эффективному управлению предприятием в целях удовлетворения потребностей всех групп пользователей и прежде всего лиц, вложивших средства в данное предприятие. Для этого следует выбрать программу автоматизации бухгалтерии, например на крупных промышленных предприятиях - систему "галактика", на средних производственных предприятиях - "1с:предприятие", особенностью которой является наличие подсистемы налогового учета. Для изучения деятельности предприятия можно рекомендовать систему "аудит-эксперт", позволяющую проводить анализ динамики основных финансовых коэффициентов.

Л. Попова, и. Маслова, б. Маслов.

Орловский государственный технический университет. //Источник информации: финансовая газета (регионал.) //Дата источника: 17.04.2003